No todo lo que es oro brilla
Estás concentrado en tu trabajo, tus movimientos fluyen de una forma que podría parecer inconsciente, las ideas se alinean como piezas de un rompecabezas. Ni siquiera te diste cuenta de que el sol ya se fue a dormir. Estás en el estado de flow, ese espacio donde tu trabajo no es solo una tarea, sino una extensión de tu propósito. Pero necesitas buscar algo —un dato, una referencia— así que agarrás tu celular. Ping. En ese momento llega una notificación: un mensaje, un like. Sin pensarlo, abrís la aplicación. Minutos después, atrapado en un hilo de comentarios o un video fugaz, cerrás la app y mirás la pantalla en blanco. ¿Para qué sacaste el celular? La tarea que te tenía en flow ahora es un eco lejano, ahogada por el ruido digital.
Minuto a minuto
En un mundo donde la productividad se mide por la cantidad de tareas completadas, hay una verdad fundamental que parece olvidada: no todas las tareas tienen el mismo valor.
La productividad no consiste en hacer más, sino en hacer lo que realmente importa, y lo que más importa no es siempre lo que está en nuestra agenda. A veces, se confunde la urgencia con la importancia. Las tareas verdaderamente importantes son aquellas que nos acercan a nuestros objetivos y se alinean con nuestros valores, independientemente de si están programadas o no. Es crucial aprender a distinguir entre lo urgente y lo importante para tomar mejores decisiones.
Es común pensar que para ser más productivos tenemos que tener cada minuto de nuestro día planeado. Sin embargo, esta rigidez excesiva puede jugarnos en contra. Cuando programamos cada momento de nuestro día, convertimos todas las tareas en "urgentes" simplemente porque están en el calendario, creando una presión artificial que nos aleja de la verdadera priorización, generando frustración en cada nuevo bloque de tiempo al que llegamos “tarde”. La realidad es más fluida y dinámica que nuestros calendarios: surgen imprevistos, las tareas pueden llevar más tiempo del que estimamos, y las prioridades pueden cambiar. Un calendario sobrecargado no solo limita la capacidad de adaptarnos a estos cambios, sino que también puede generar frustración y agotamiento cuando inevitablemente no podemos cumplir con todos los compromisos auto-impuestos.
5 minutos más
Igual que patear la alarma 5 minutos - una, dos, o cinco veces - no te ayuda a descansar más, patear tareas para más adelante no te ayuda a ser más productivo. Cuando movemos algo "para después", no estamos resolviendo el problema, sino simplemente trasladando la urgencia a otro momento. Un enfoque más efectivo requiere un análisis más profundo. Antes de agregar una tarea a nuestro calendario, deberíamos preguntarnos si realmente necesita ser realizada.
Sí creemos que la respuesta es “si”, el siguiente paso es cuestionar si es suficiente con agendarla para garantizar que la hagamos. ¿Cuántas veces agendaste una tarea y la pateaste hasta borrarla por completo para que el recordatorio no te moleste? En realidad, estar organizado no consiste en distribuir tareas en el tiempo, sino en tomar decisiones conscientes sobre qué merece nuestra atención y energía, y qué acciones concretas necesitamos implementar para asegurarnos de hacer lo que queremos hacer.
En el medio de la segunda guerra mundial, Dwight D. Eisenhower - presidente de Estados Unidos y Comandante Supremo de las Fuerzas Aliadas - se enfrentó constantemente a decisiones críticas que requerían una priorización efectiva. Su método para gestionar tareas y tomar decisiones fue tan efectivo que se convirtió en lo que hoy conocemos como la Matriz de Eisenhower, una herramienta que revolucionó la manera en que pensamos sobre la gestión del tiempo y las prioridades.
Los 4 cuadrantes
La matriz es simple, y se presenta como una herramienta valiosa para distinguir entre lo verdaderamente importante y lo meramente urgente. Esta matriz divide nuestras tareas en cuatro cuadrantes:
Importante y urgente
importante pero no urgente
urgente pero no importante, y
ni urgente ni importante.
Lo fascinante de este método es cómo nos ayuda a visualizar que muchas de las tareas que percibimos como "urgentes" —como responder inmediatamente a correos electrónicos o atender interrupciones constantes— a menudo caen en los cuadrantes de menor importancia. Las tareas verdaderamente importantes, como la planificación estratégica, el desarrollo personal o el cultivo de relaciones significativas, suelen encontrarse en el cuadrante 2 ("importante pero no urgente"). Paradójicamente, si dedicamos más tiempo a estas actividades importantes pero no urgentes, reduciremos la cantidad de crisis urgentes que enfrentamos en el futuro. La clave está en resistir la tentación de priorizar lo urgente sobre lo importante, y en desarrollar la disciplina de invertir tiempo en actividades que, aunque no demanden nuestra atención inmediata, contribuyen significativamente a nuestros objetivos a largo plazo.
Un calendario flexible
Citando un parrafo anterior de este mismo artículo: “antes de agregar una tarea a nuestro calendario, deberíamos preguntarnos si realmente necesita ser realizada.”
Es ahí donde herramientas como la matriz de Eisenhower nos ayudan a decidir, veamos un ejemplo por cuadrante:
Importante y urgente: que sea importante implica que se debe realizar, y que sea urgente implica que tiene una fecha límite. Este tipo de tareas deberían ser realizadas al instante o calendarizadas a conciencia, para realizarlas con la seriedad que implican. Por ejemplo: estudiar para un examen o pagar una tarjeta de crédito.
Importante pero no urgente: este es el cuadrante en el que más tiempo queremos trabajar (o deberíamos), que algo sea importante implica que nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos, pero al no ser urgente, caemos en la trampa de “patearlo” infinitamente. Para no extenderme demasiado, dejaré la explicación a Stephen Covey, con la frase:
"La mayoría de nosotros pensamos que no tenemos suficiente tiempo para hacer ejercicio. ¡Qué paradigma tan distorsionado! No tenemos tiempo para no hacerlo. Estamos hablando de tres a seis horas a la semana, o un mínimo de treinta minutos al día, cada dos días.”
Y es que a nadie le va a pasar nada por no ejercitar hoy. Pero en el largo plazo, “patear” el ejercicio tiene graves consecuencias en todos los aspectos de nuestra vida.
Urgente pero no importante: este cuadrante tiene tareas que necesitan resolverse antes de una fecha límite, pero que no nos acercan a nuestros objetivos. Lo ideal es delegar o automatizar estas tareas. Por ejemplo, configurar pagos automáticos de servicios o tener un asistente que maneje las llamadas y correos rutinarios. Si no es posible delegar, estas tareas deben realizarse de manera eficiente y acotada, evitando que consuman demasiado tiempo y energía.
Ni urgente ni importante: estas son las tareas que debemos eliminar o minimizar al máximo. Son las verdaderas ladronas de tiempo: scrollear sin fin en redes sociales, ver videos sin propósito o participar en reuniones innecesarias. La clave está en reconocerlas y tener la disciplina de decir "no".
Una herramienta más
Existe una limitante clave en el uso de esta herramienta, si estás atento capaz ya te diste cuenta. El uso de la matriz parte de un supuesto fundamental: sabemos distinguir lo importante de lo que no lo es. El concepto de lo importante es profundamente personal y no siempre evidente. Si bien hacer ejercicio, comer bien y descansar son importantes para todos, hay otras prioridades que varían según cada individuo, y es normal preguntarse ¿realmente se identificar qué es importante para mi?
En última instancia, la Matriz de Eisenhower no es solo una herramienta de gestión del tiempo; es una invitación a retomar el control de nuestra atención y, por ende, de nuestra vida. En lugar de ser arrastrados por la marea constante de lo urgente, podemos elegir conscientemente invertir nuestro tiempo y energía en aquello que verdaderamente nos impulsa hacia nuestros objetivos y valores más profundos.
Como siempre, el objetivo de estos artículos no es brindarte la solución, sino invitarte a pensar, pero no me gustaría terminar con una pregunta tan importante que queda desatendida, por eso te propongo que si querés responderla, investigues sobre tu misión personal, y si no sabes por donde empezar, este puede ser un buen punto de partida.